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Das ist leider nicht immer möglich und kann sogar strafbar sein: In Deutschland sind Unternehmen zur E-Mail-Archivierung verpflichtet. Wen diese Pflicht betrifft, welche E-Mails archiviert werden müssen und wie die revisionssichere Archivierung funktioniert, erfahren Sie hier.
Wen betrifft die Pflicht zur E-Mail-Archivierung?
In Deutschland sind nahezu alle steuerpflichtigen Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, E-Mails revisionssicher zu archivieren. Dies betrifft insbesondere:
- Bücher und Aufzeichnungen:
Dazu gehören Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.
- Empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe:
Jede geschäftliche Kommunikation, die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, muss archiviert werden.
- Buchungsbelege:
Alle Belege, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, einschließlich Rechnungen, Aufträgen und Verträgen.
- Sonstige relevante Unterlagen:
Jegliche Korrespondenz und Dokumentation, die für die Besteuerung von Bedeutung ist, muss sicher und zugänglich aufbewahrt werden.
Diese Anforderungen basieren auf § 147 der Abgabenordnung (AO) und den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
Welche E-Mails müssen archiviert werden?
Die Archivierungspflicht umfasst alle E-Mails, die geschäftliche Informationen enthalten, insbesondere:
- Verträge und Vereinbarungen:
Alle E-Mails, die Verträge enthalten oder deren Inhalt betreffen.
- Rechnungen und Zahlungsnachweise:
E-Mails, die finanzielle Transaktionen dokumentieren.
- Bestellungen und Auftragsbestätigungen:
Kommunikation, die Aufträge und Bestellungen betrifft.
- Interne Kommunikation:
E-Mails, die interne Geschäftsprozesse dokumentieren, wie Arbeitsanweisungen oder interne Berichte.
- Anhänge:
Jegliche Dateianhänge, die zur vollständigen Verständlichkeit der E-Mail notwendig sind.
Gemäß den GoBD müssen diese E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden.
Wie funktioniert die revisionssichere E-Mail-Archivierung?
Eine revisionssichere Archivierung gewährleistet, dass E-Mails über einen langen Zeitraum unverändert und zugänglich bleiben. Hier sind die wichtigsten Aspekte:
- Unveränderlichkeit:
E-Mails müssen in ihrer Originalform archiviert werden, ohne Möglichkeit zur nachträglichen Veränderung.
- Sicherheit:
Die Archivierungslösung muss vor unberechtigtem Zugriff und Manipulation schützen.
- Zugänglichkeit:
Archivierte E-Mails müssen jederzeit schnell auffindbar und wiederherstellbar sein.
- Automatisierung:
Eine effiziente Archivierungslösung speichert E-Mails automatisch nach festgelegten Regeln und entfernt sie gegebenenfalls aus dem Postfach, um Platz zu schaffen.
- Compliance:
Die Archivierung muss den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, wie den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Warum ist E-Mail-Archivierung unverzichtbar?
Eine revisionssichere Archivierung gewährleistet, dass E-Mails über einen langen Zeitraum unverändert und zugänglich bleiben. Hier sind die wichtigsten Aspekte:
- Rechtssicherheit:
Erfüllung gesetzlicher Anforderungen, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
- Datenintegrität:
Schutz vor Datenverlust und Sicherstellung der Verfügbarkeit wichtiger Informationen.
- Effizienz:
Reduzierung der Speicherkosten und Vereinfachung des E-Mail-Managements.
- Produktivität:
Schneller Zugriff auf archivierte E-Mails erhöht die Effizienz der Mitarbeiter und entlastet die IT-Abteilung.
Eine effektive E-Mail-Archivierungslösung ist daher nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern auch ein entscheidender Faktor für die Sicherheit und Effizienz Ihres Unternehmens. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie die passende Lösung für Ihr Unternehmen finden und implementieren können.
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- Anschaffung:
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- Produktivität:
Schneller Zugriff auf archivierte E-Mails erhöht die Effizienz der Mitarbeiter und entlastet die IT-Abteilung.
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(2) Alle Laufzeit-Leistungen werden für 3 Monate Laufzeit geschlossen und verlängern sich automatisch um denselben Zeitraum. Die Abrechnung erfolgt für jeweils 1 Monat im Voraus, solange keine fristgerechte Kündigung ausgesprochen wird. Die Kündigungsfrist beträgt 30 Tage zum Laufzeitende.
